El catering pide número final: tenedlo listo sin Excel

Entre seis y cuatro semanas antes, el banquete os pedirá dos cosas: número final de comensales y detalle de alergias o intolerancias. Si las confirmaciones viven en conversaciones de WhatsApp, tardáis días en sumar y siempre hay duda («¿contamos a la pareja de Laura o dijo que venía solo?»).

Un flujo digital conectado al RSVP responde antes de que el catering insista. Cada invitado declara alergias al confirmar; vosotros veis totales y excepciones en un panel. Cuando el jefe de sala pida el Excel, exportáis en un clic en lugar de reescribir todo un domingo por la noche.

Esto no es burocracia: un error en el número final cuesta dinero (menús pagados de más o platos de última hora) y estrés el día de la boda. Tener el dato fiable semanas antes os da margen para mesas, seating y detalles de protocolo.

Las alergias no pueden quedar en un post-it. Celíacos, veganos, sin frutos secos, embarazadas con restricciones… cada caso necesita llegar a cocina con el nombre del invitado y, idealmente, su mesa.

En la invitación digital, el campo de restricciones alimentarias forma parte del RSVP. No dependéis de que alguien lo recuerde tres meses después en un mensaje de voz. Filtráis en el panel quién tiene qué, y la vista catering agrupa la información para el equipo del banquete.

Si además activáis elección de menú (carne, pescado, vegetariano), los totales por plato se calculan solos. El catering deja de preguntar «¿cuántos pescados?» por teléfono; vosotros mandáis el resumen actualizado cuando haya cambios.

No todos los caterings quieren el mismo formato, pero casi todos necesitan: total de comensales, desglose por menú, listado de alergias con nombre y, a veces, distribución por mesa.

Desde el panel generáis un resumen legible para cocina y sala. Si el banquete pide revisión, reexportáis después de cada oleada de confirmaciones — sin rehacer manualmente. Guardad una copia con fecha por si meses después necesitáis comparar.

Compartid el PDF por email o WhatsApp al contacto del catering y pedid acuse de recibo. Así evitáis el clásico «nosotros no recibimos la lista actualizada» a cinco días de la boda.

El número final no es el final del trabajo: alimenta el plano de mesas y la logística del salón. Si confirmaciones y mesas están desconectadas, cada baja obliga a tocar dos sitios.

En Super Invitation, la misma base de confirmados alimenta la vista catering y el organizador de mesas. Cuando alguien cancela, desaparece del conteo y del plano. Cuando añadís acompañante, suma en cocina y en sillas.

Si aún no recogéis confirmaciones online, empezad por ahí; cuando el contrato del banquete exija detalle, activáis la vista catering. El checklist de la novia avanza en orden: invitar → confirmar → cerrar números con catering → sentar → día D.

Repasad cuatro puntos: total de comensales (incluidos acompañantes), alergias con nombre visible, menús por plato si aplica y fecha del export en el nombre del archivo. Enviad por el canal que use vuestro contacto (email o WhatsApp profesional del venue) y pedid confirmación de lectura.

Si el catering devuelve dudas sobre un invitado concreto, buscad en el panel en lugar de re-preguntar por chat. Ese hábito reduce errores y transmite profesionalidad: el banquete ve que lleváis la organización con método, no con prisas de última hora.