Cada invitado elige menú al confirmar, sin WhatsApp

Tres semanas antes, el catering necesita saber cuántos platos de carne, pescado y vegetariano preparar. Si lo preguntáis uno a uno por WhatsApp, obtendréis respuestas a medias: alguien contesta «lo que sea», otro olvida responder, otro cambia de opinión el jueves anterior.

Integrar la elección de menú en el RSVP obliga a decidir en el mismo momento en que confirman asistencia. El invitado ve las opciones claras, elige y guarda. Vosotros veis totales en el panel sin abrir veinte conversaciones.

Además, quien tiene alergia o necesita plato adaptado puede indicarlo en el mismo flujo. Cocina recibe coherencia: no solo cuántos pescados, sino quién necesita versión sin lactosa o sin frutos secos.

Al publicar la invitación con Premium, activáis la pregunta de menú en el formulario RSVP. Podéis usar las tres opciones clásicas o adaptar etiquetas si el banquete ofrece variantes (vegano, infantil, etc.).

Explicad en la invitación la fecha límite para cambiar plato — suele ser dos semanas antes. Así el catering puede hacer pedido a proveedores con margen. Si alguien necesita cambiar después, puede reentrar al enlace; el panel actualiza totales al instante.

Probad el flujo vosotros mismos en el móvil antes de mandar masivamente. Un botón grande «Confirmar y elegir menú» reduce abandonos comparado con un PDF donde hay que escribir por email.

Cuando el banquete pida números, abrís la vista de catering y exportáis: total comensales, desglose carne/pescado/vegetariano, alergias destacadas. Si hay cambios esa semana, reexportáis con fecha nueva.

Evitad el error clásico de sumar solo confirmados «sí» pero olvidar acompañantes. El panel cuenta personas, no solo respuestas. Si el contrato del banquete cobra por mínimos, sabéis exactamente dónde estáis respecto al mínimo pactado.

Guardad copia del PDF que enviasteis y pedid confirmación por escrito al contacto del catering. Ese pequeño hábito evita discusiones de última hora sobre «la lista que teníamos era otra».

A veces el catering quiere saber qué mesas tienen concentración de vegetarianos o alergias. Si mesas y RSVP comparten la misma base, podéis cruzar esa información sin duplicar trabajo.

El flujo natural: cerráis confirmaciones, recogéis menús, mandáis totales al banquete y, con la lista estable, pasáis al plano de mesas. Cada etapa usa los mismos nombres y estados — no hay «lista menú versión 3» y «lista mesas versión 7».

Si aún no tenéis confirmaciones digitales, empezad por activar el RSVP. El menú se añade cuando el contrato del banquete lo pida; no hace falta decidirlo todo el primer día.

El error más habitual es contar respuestas en lugar de comensales: una pareja confirma «sí» pero son dos platos. Otro clásico es mezclar alergias en un post-it aparte del menú elegido — cocina necesita ver nombre, plato y restricción juntos.

También falla pedir menú por WhatsApp sin fecha límite: a dos días de la boda aún hay «lo miro y te digo». Centralizar en el RSVP con recordatorio a pendientes os ahorra llamadas al banquete el viernes anterior.

Por último, no guardéis capturas de pantalla como «lista oficial». Exportad desde el panel con fecha en el nombre del archivo. Si el catering discute un número, tenéis trazabilidad clara de cuándo enviasteis cada versión.